Neues WMS verbessert die Lagerlogistik von Thermia: „Plattform, die alles steuert und dokumentiert“

Als Therese Nilsson vor drei Jahren als Logistikprojektingenieurin bei Thermia anfing, traf sie auf eine Logistikorganisation, die weitgehend manuell arbeitete. Das Unternehmen verfügte zwar über SAP als Geschäftssystem, aber es fehlte ein funktionierendes Lagerverwaltungssystem, ein WMS. 

„Als ich anfing, hatten wir kein WMS, vieles wurde manuell erledigt, und das machte es schwierig, einen Überblick zu bekommen, die Rückverfolgbarkeit sicherzustellen und Prozesse zu optimieren. Ein früherer Versuch mit einer einfacheren Version eines WMS war vor meinem Eintritt aufgegeben worden, weil es sowohl an Daten als auch an etablierten Prozessen mangelte, um es zum Laufen zu bringen“, sagt sie.

Obwohl Thermia heute ein globales Exportunternehmen ist, liegen seine Wurzeln und sein Standort nach wie vor in Arvika in der schwedischen Provinz Värmland. Dort befinden sich der Hauptsitz des Unternehmens sowie die moderne Produktionsstätte und das Forschungs- und Entwicklungszentrum. Das Werk entwickelt und produziert Wärmepumpen und geothermische Heizsysteme für Einfamilienhäuser und größere Immobilien für einen Exportmarkt, der sich über weite Teile Europas erstreckt.

Seit 2018 gehört Thermia zur deutschen Stiebel Eltron-Gruppe, was für den nächsten Schritt im Lagermanagement entscheidend sein sollte. Stiebel Eltron hatte bereits Erfahrung mit SAP Warehouse Management, einer einfacheren Version von WMS. Stiebel erkannte nun die Notwendigkeit, sein System auf SAP Extended Warehouse Management aufzurüsten, und erwarb daher Lizenzen für die gesamte Gruppe.

Die Entscheidung der Gruppe, Lizenzen für die gesamte Gruppe zu erwerben, war eine sehr willkommene Nachricht für Therese Nilsson, die unter anderem aufgrund ihrer Erfahrung bei Volvo bereits ein gutes Verständnis für die Leistungsfähigkeit des Systems hatte. 

„Ich wusste, wie viel mit dem System möglich ist. Viele Funktionen, die wir zuvor hatten, mussten wir selbst entwickeln und sind nun standardmäßig in EWM verfügbar. Das macht sowohl die Implementierung als auch die zukünftige Verwaltung einfacher und effizienter“, sagt sie.

Nachdem die Entscheidung gefallen war, suchte Thermia einen Partner, der nicht nur die EWM-Technologie beherrschte, sondern auch die täglichen Abläufe in der Logistik genau verstand. Die Wahl fiel auf den deutschen SAP-Spezialisten IGZ, der über umfangreiche Erfahrung mit der Implementierung von EWM in manuellen und automatisierten Lagern verfügt. 

„Wir waren begeistert von der Kombination aus modernstem technischem Know-how und einer ganzheitlichen Logistikperspektive. Das Unternehmen bietet alles von der Prozessgestaltung und Systemkonfiguration bis hin zur Bereitstellung und Verwaltung. Darüber hinaus verfügt es über eine Arbeitsmethodik, mit der man schnell von der Theorie zur praktischen Anwendung gelangt“, sagt Therese.

Bevor die erste Zeile Code geschrieben wurde, wurde großer Wert auf die Vorbereitungen gelegt. Fast ein Jahr lang wurde daran gearbeitet, die Datenqualität sicherzustellen, Prozesse abzubilden und die Prioritäten zu setzen, die erforderlich waren, damit das Projekt innerhalb des geplanten Zeitrahmens umgesetzt werden konnte. 

„Der Aufbau eines neuen Lagerverwaltungssystems ist nicht nur eine Frage der Installation von Software. Es ist ebenso ein Veränderungsprojekt, bei dem man es wagen muss, alte Routinen in Frage zu stellen und neu zu denken. Darüber hinaus sind großes Engagement und Geduld von den am Projekt beteiligten Mitarbeitern erforderlich.“ 

Für das Projektteam von IGZ war dies auch eine Gelegenheit, die Abläufe bei Thermia eingehend kennenzulernen. Obwohl ein Großteil der Konstruktionsarbeiten aus der Ferne erledigt werden konnte, wurde schnell klar, dass die physische Präsenz in Arvika für den Erfolg entscheidend war. 

„Je länger das Projekt dauerte, desto mehr wurde uns klar, wie wichtig es für sie war, in unserem Lager zu sein und zu sehen, wie wir in der Praxis arbeiten. Dann wurden die Diskussionen konkreter und Entscheidungen konnten schneller getroffen werden“, fährt Therese fort.

Ein Thema, auf das beide Seiten immer wieder zurückkommen, sind die kulturellen Unterschiede zwischen Schweden und Deutschland. Es ging nicht um widersprüchliche Ziele, sondern um unterschiedliche Arbeitsweisen, Entscheidungswege und Erwartungen hinsichtlich Tempo und Dokumentation. 

„Es hat Zeit und Energie gekostet, einander vollständig zu verstehen. Aber als wir uns besser kennenlernten, wuchs auch die Zusammenarbeit. Am Ende des Projekts hatte man fast das Gefühl, in derselben Firma zu arbeiten“, sagt Therese mit einem Lächeln.

Der Projektplan war von Anfang an eng gesteckt, und während der Reise traten unvorhergesehene Hindernisse auf. Ein schwerer Schneesturm in Deutschland führte dazu, dass der Projektleiter von IGZ nicht wie geplant in Arvika ankam, und ein Krankheitsausbruch auf beiden Seiten stoppte die Arbeit für zwei Wochen. 

„Wir mussten neue Prioritäten setzen und gewisse Abkürzungen nehmen, um das Tempo zu halten. Das war nicht immer einfach, aber dank unseres offenen Dialogs und eines gemeinsamen Ziels gelang es uns, innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens erfolgreich zu sein“, sagt Therese.

Mit dem neuen Lagersystem, das nun voll in Betrieb ist, hat Thermia eine völlig neue Grundlage für seine Lagerarbeit geschaffen. Die Prozesse sind standardisiert und damit robuster, die Rückverfolgbarkeit ist deutlich besser und der Arbeitstag ist für alle, die im Lager arbeiten, strukturierter geworden. 

„Es ist beruhigend zu wissen, dass das System uns in Echtzeit korrekte Informationen liefert. Wir sind von manuellen Notizen und mündlichen Vereinbarungen zu einer gemeinsamen Plattform übergegangen, die alles kontrolliert und dokumentiert“, sagt Therese. 

Für IGZ war das Projekt auch ein Beweis dafür, dass ihre Arbeitsweise in der Praxis funktioniert – nämlich die Kombination aus technischer Umsetzung, engem Kundendialog und Verständnis für den Geschäftsalltag.

Obwohl das Implementierungsprojekt selbst nun abgeschlossen ist, ist die Zusammenarbeit zwischen Thermia und IGZ noch lange nicht beendet. Ein Service- und Verwaltungsvertrag ist geplant, und der Schwerpunkt liegt künftig auf der Feinabstimmung der Prozesse und der Implementierung weiterer Funktionen von EWM. 

„Wir sehen große Chancen, Funktionen für das Arbeitsmanagement und die Rückverfolgbarkeit weiterzuentwickeln und langfristig auch mehr Automatisierung dort zu integrieren, wo sie den größten Nutzen bringt. Es ist schön zu wissen, dass wir einen Partner haben, der unser Geschäft kennt und uns auf diesem Weg begleiten kann“, sagt Therese. 

Auf die Frage, was für den Erfolg des Projekts am wichtigsten war, antwortet Therese klar und deutlich: Vertrauen und Offenheit. 

„Wir haben es gewagt, ehrlich miteinander zu sein, wenn etwas nicht funktioniert hat, und wir hatten immer ein gemeinsames Ziel vor Augen. So entstand ein Arbeitsumfeld, in dem wir Probleme schnell lösen und vorankommen konnten. Deshalb blicke ich auf dieses Projekt als gemeinsamen Erfolg zurück.“