Logistikkosten senken - aber wie?
Tipps für den Praxisalltag von heute und morgen

Logistikkosten haben einen nicht unerheblichen Einfluss auf die gesamtwirtschaftliche Entwicklung eines Unternehmens. Ergo wächst speziell bei rückläufigen Absätzen der stets mehr oder weniger latent vorhandene Druck, den „Rotstift“ zu zücken und in möglichst kurzer Zeit Sparprogramme einzuleiten. Doch wo ansetzen? Diese Frage stellen sich viele Verantwortliche im Bereich der Intralogistik. Denn oftmals lassen sich Kostentreiber aufgrund von gewachsenen, komplexen Strukturen sowie mangelnder Transparenz nur schwer identifizieren. So kann es passieren, dass Regulierungsbemühungen schnell in Sisyphusarbeit ausarten. Ein paar Tipps, wie Sie auf konventionellem Wege dennoch rasch Kosten auf Bestands-, Personal- und Transportebene senken können, haben wir hier für Sie zusammengetragen.

Bestände reduzieren, trotzdem lieferfähig bleiben

Experten schätzen, dass sich der Anteil der Logistikosten auf etwa zehn Prozent beläuft – und zwar gemessen am Umsatz. Das ist nicht gerade wenig. Auch passt sich diese Quote nicht automatisch an rückläufige Absätze an, sodass im Fall der Fälle ein Nachjustieren erforderlich ist. Gerade im Lager finden sich jedoch etliche Stellhebel, um genau dies leisten zu können. Bestände senken, die ohne Frage Kapital binden, ist eine Möglichkeit. Wer dies angehen möchte, sieht sich jedoch direkt mit einem Zielkonflikt konfrontiert. Denn ein solches Vorhaben konkurriert mit dem Ziel, jederzeit eine optimale Versorgungssicherheit gewährleisten zu können. Maximale Verfügbarkeit erwarten, je nach Funktion des Lagers, nicht nur externe Abnehmer, sondern auch der interne Kunde Produktion. Daher sollten zunächst der eigene Fertigungsmodus sowie das Beschaffungswesen an das veränderte Nachfrageverhalten angepasst werden. Auch mit dem Abbau von sogenannten Ladenhütern können vergleichsweise schnell liquide Mittel freigesetzt werden. Bedacht hingegen ist bei Schnelldrehern angesagt. Daher ist es ratsam, auf Grundlage von Informationen, die das SAP ERP System liefert, einen Mindestbestand zu definieren, der im Sinne der Lieferfähigkeit auf keinen Fall unterschritten werden sollte.

Eher mittelfristig (aber umso effektiver) greift die Implementierung eines softwaregestützten Bestandsmanagements. Dies lässt sich zum Beispiel mit Einsatz von SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM) erreichen. Hilfreich sind zudem spezielle Prognose-Tools, die auch sich abzeichnende Entwicklungen automatisiert analysieren – etwa das ebenfalls integrierte Business Planning. Ein zusätzlicher Vorteil der neuen ERP-Generation SAP S/4HANA besteht darin, dass in ihrem Kern neben „Predictive Analytics“ darüber hinaus das SAP Machine Learning in S/4 integriert ist. Das hilft Unternehmen, in einem schnelllebigen Umfeld jederzeit agil und prozesssicher zugleich agieren zu können.

Sendungsstrukturen auf dem Prüfstand

Als ein weiterer Kostentreiber entpuppt sich häufig die Transportabwicklung. Diese ist nicht selten geprägt durch lange Rundläufe und gering ausgelasteten Laderaum bis hin zu Leerfahrten. Eine derartig historisch gewachsene (unstrukturierte) Situation spitzt sich in Krisenzeiten oft noch weiter zu, wenn weniger Waren geordert werden oder Absatzkanäle komplett einbrechen. Unternehmen stehen nun vor der Wahl, die Transportaufgaben an einen Logistikdienstleister zu vergeben, oder die eigenen Prozesse systematisch zu reorganisieren und in Eigenregie fortzuführen. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, sollten Sie zunächst die Absatz- und Sendungsstrukturen im Detail untersuchen. Auf Grundlage der gewonnenen Informationen ist es dann zum Beispiel möglich, Stückgutsendungen zu bündeln und Hauptläufen zuzuweisen. So sparen Sie mit vergleichsweise geringem Aufwand in einem überschaubaren Zeitfenster Kosten ein.

Schwieriger wird es, wenn parallel die Lkw-Auslastung verbessert werden soll. Mithilfe konventioneller Software und Insellösungen ist diese Aufgabe nur schwer lösbar. Alternativ steht mit SAP Transportation Management (SAP TM) ein Software-Modul zur Verfügung, das diese Arbeit über die Funktion „Packstück- und Laderaumplanung“ bei deutlich beschleunigtem Tempo automatisiert abwickelt. Bei SAP TM handelt es sich um ein ebenfalls direkt mit SAP S/4HANA und SAP EWM verbundenen Transport-Management-System. Es versetzt Sie in die komfortable Lage, alle anfallenden Frachtaufträge unter Berücksichtigung vorhandener Kapazitäten und Ressourcen verkehrsträgerübergreifend zu planen und zu steuern. Sie profitieren von durchgängiger Transparenz – auch über die jeweils anfallenden Kosten, die eindeutig ausgewiesen werden – und zwar bevor die Kosten ausgegeben werden. Seine volle Wirkung entfaltet SAP TM im Zusammenspiel mit SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM). Eine solche Supply Chain Komplettlösung in SAP S/4HANA schafft die Voraussetzungen, den gesamten Logistikkosmos eines Unternehmens nach dem End-to-End-Prinzip mit nur einem System effizient steuern zu können: Volle Ausnutzung von Frachtkapazitäten, immer den günstigsten Frachtführer je Route und Versandart, Bündelung von Aufträgen, Frachtausschreibungen, usw.

Produktivitätsplus in der Ablauforganisation freisetzen

Je höher der Automatisierungsgrad, desto geringer die Personalkosten. So weit, so gut. Auf die Vorteile der Automatisierung, die hohe Investitionen langfristig relativeren relativieren und unter Qualitätsaspekten punkten, soll an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden. Vielmehr liegt der Fokus auf einer Ist-Situation, die sich oft durch hohe Personaldichte auszeichnet. Um jedoch nicht gleich Stellen streichen zu müssen, empfiehlt es sich, zunächst Überstunden abzubauen und als weitere ad-hoc-Maßnahme Schichten zu reduzieren. Gleichzeitig ist es ratsam, die Produktivität in den einzelnen Arbeitsprozessen zu steigern. Möglicherweise identifizieren Sie Abläufe in Ihrem Lager, die nicht direkt zur Wertschöpfung beitragen und gestrafft werden können, ohne dass dies zu Lasten der Lieferqualität geht. Kontraproduktiv sind auch aufwändige Suchvorgänge in Verbindung mit langen Laufwegen. Darüber hinaus lohnt sich ein Blick auf die im Rahmen der Ablauforganisation eingesetzten Hilfsmittel. Auch belegloses Arbeiten in Verbindung mit durchgängig digitalisierten Prozessen, das sich – ohne wiederholt pastoral wirken zu wollen – via SAP-Standardsoftware realisieren lässt, wäre ein eine Option, um die Produktivität auch bei veränderten Bedingungen auf konstant hohem Niveau zu halten.

Relevant sind zudem Kennzahlen, sogenannte Key Performance Indicators (KPI), aus denen Sie den Effekt der eingeleiteten Maßnahmen ableiten können. Im Mittelpunkt der Betrachtung sollten dabei die vom Personal geleisteten Arbeitsstunden stehen, die der verzeichneten Anzahl der Ein- und Ausgangspositionen gegenübergestellt werden können. Immens wichtig sind zudem Kenntnisse über den durchschnittlichen Zeitbedarf, der bei der Erfassung eines Auftrages respektive einer Position anfällt. Korrekt aufgesetzt ist Logistik-Controlling ein überaus erfolgversprechendes Verfahren, um die Kostenentwicklung kontinuierlich dokumentieren und im Notfall gegensteuern zu können. Wichtige Kennzahlen sind zum Beispiel standardmäßig in SAP Extended Warehouse Management (SAP EWM) hinterlegt. Dort können Sie auch Analyse-Tools nutzen, die den Ressourceneinsatz automatisiert ausbalancieren – etwa das „Lagercockpit“, den „Lagerverwaltungsmonitor“ und das „Performance Dashboard“. Noch komfortabler geht es mit dem IGZ Best Practice „Smart Logistics Cockpit“ für SAP EWM. Hier sind sehr viele gängige KPI´s und Statistiken bereits hinterlegt, um das Tagesgeschäft besser planen und meistern zu können.

Alte Muster überdenken und Logistikkosten dauerhaft senken

Die vorangegangenen Ausführungen machen deutlich, dass es durchaus möglich ist, auf konventionellem Wege Sparprogramme umzusetzen, die kurz- bis mittelfristig wirken. Doch ohne IT-Unterstützung ist das nicht nur ein mühsames Unterfangen, sondern birgt auch das Risiko Fehlentscheidungen zu treffen, die die Bilanz unter Umständen massiv belasten können. Das erinnert dann wiederum stark an die unaufhörlichen, aber durchaus eifrigen Bemühungen des „Sisyphus“. Auch führt die Corona-Pandemie ausdrücklich vor Augen, wie aufwändig und gleichermaßen kostspielig bzw. ineffizient veraltete Prozesse sind – und das nicht nur im administrativen Bereich. Gleichzeitig haben die vergangenen Monate den Beweis geliefert, wie schnell der Mensch und mit ihm ganze Organisationen in der Lage sind, sich auf neue Abläufe einzulassen, von denen sie letztendlich in beträchtlichem Maße profitieren. Die gemachten Erfahrungen – das ist sicher – werden die Transformation in Richtung Automatisierung/Digitalisierung weiter beschleunigen. Damit haben Sie nicht nur die Prozesse stets unter Kontrolle, sondern auch die Kosten sehr viel besser im Griff!