KEP-Anbindung in SAP Versand optimieren und Kosten sparen: Versandabwicklung direkt in SAP

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Nicht erst seit Corona ist es Aufgabe der Paketdienstleister, Waren möglichst rasch, vollständig, unbeschadet und weitestgehend in einer Sendung dem Empfänger zuzustellen. Verantwortung dafür, wie Wunschprodukte ihr Ziel erreichen, tragen jedoch nicht allein die Kurier-, Express- und Paketdienstleister (KEP). Auch Versender können bereits im Vorfeld einen erheblichen Beitrag zum Gelingen leisten – und dabei selbst Kosten einsparen. Statt aufwändig proprietäre Subsysteme der KEP-Anbieter zu verwalten, deren Synchronisation meist aussichtslos erscheint, lohnt ein Blick auf die Vorteile einer automatisierten, SAP-basierten Versandabwicklung samt KEP-Kopplung. In diesem Blog-Beitrag informieren wir Sie über das Potenzial der IGZ Best Practices für SAP EWM: „Extended Packing Station®“ (Packtisch) sowie „Extended Express-Ship-Interface®“ (Versand) als zentrale Bausteine einer effizient optimierten Versandabwicklung direkt in SAP.

Der KEP-Markt im Faktencheck

Sind auch KEP-Dienstleister systemrelevant? Über diese Einschätzung, die in Zeiten des Lock-Downs mancherorts heranreifte, ließe sich trefflich diskutieren. Auch ist fraglich, ob die Corona-Pandemie dieser Branche tatsächlich neue Rekordzahlen beschert. Denn der scheinbare Boom wird durch den schon länger verzeichneten Rückgang von Warenlieferungen aus Übersee, etwa den USA und Asien, relativiert. Entsprechende Zahlen werden folgen. Bestätigt hingegen ist, dass das Aufkommen im bundesweiten Kurier-, Express- und Paketmarkt (KEP) in 2019 mit mehr als 3,65 Mrd. Sendungen einen neuen Höchststand erreicht hat. Zu diesem Ergebnis kommen die Autoren einer vom Bundesverband Paket und Expresslogistik (BIEK) Mitte Juni 2020 vorgestellten Studie. Darin wird auch von einem möglichen weiteren Anstieg auf 4,48 Mrd. Sendungen per anno bis 2024 ausgegangen – sicherlich jedoch unter Vorbehalt, da die Folgen der Corona-Pandemie derzeit reell noch nicht konkret eingeschätzt werden können.

Der für 2019 ermittelte Wert splittet sich auf in B2C- und B2B-Sendungen. So ist die Zahl der Paketsendungen an Endkunden um 8,6 % gestiegen. Auf dem B2B-Sektor war das Volumen hingegen leicht rückläufig. Beziffert wird das Minus mit 2,8 %. Nicht ganz unschuldig daran sind handelspolitische Unsicherheiten sowie teils protektionistische Prägungen in gewissen Ländern der Welt, die (noch) als Handelspartner fungieren.

Subsysteme sind Kostentreiber

Für gut positionierte Dienstleister ist der KEP-Markt also ein durchaus lukratives Geschäft. Doch wie sieht es auf Seiten der Versender aus? Sie erwarten, dass aus Schnittstellen keine Bruchstellen werden und eigene Qualitätsstandards auch nach Übergabe der Waren in die Verantwortung des beauftragten Transporteurs bzw. Zustellers eingehalten werden. Durchgängige Transparenz ist an dieser Stelle hilfreich, ebenso wie automatisierte Versandprozesse im Vorfeld. Doch das ist längst nicht die Regel, vereinheitlichte Informationen daher meist Fehlanzeige.

Ein Grund dafür sind eigene Softwareprogramme bzw. Subsysteme, die durch die Paketdienstleister praktisch vordiktiert werden. Diese erzeugen Abhängigkeiten und sind häufig mit keiner oder mit einer mängelbehafteten ERP-Schnittstelle ausgestattet, die eine Integration in die unternehmenseigene SAP-Landschaft verkompliziert bis verhindert. Das erschwert u.a. die Sendungsverfolgung und verursacht unter Umständen Mehraufwand im Versandbereich. Auch kann es passieren, dass Adressdaten mehrfach eingegeben werden müssen oder überflüssige Mehrfachlieferungen ausgelöst werden, ein Umstand, der wiederum zeitliche und personelle Aufwände nach sich zieht – sei es beim Verpacken und/oder im Rahmen der Transportabwicklung. Auch die Kundenzufriedenheit wird durch derartige Vorkommnisse nicht zwingend befeuert.

Versandabwicklung direkt in SAP – Wie geht das?

Die KEP-Integration in SAP S/4 lässt sich durch Einbindung der Dienstleister in das SAP Transportation Management (SAP TM) und auch via SAP LBN (Logistics Business Network) realisieren. Eine weitere vielversprechende Variante ist das Extended Express-Ship-Interface® mit einem vorkonfiguriertem Pool von >200 Dienstleistern und Services. Dieses IGZ Best Practice für SAP EWM und SAP TM ermöglicht eine vollstände Abbildung des Versandprozesses in SAP und macht Subsysteme, externe Tools sowie Schnittstellen für den Druck von Versandetiketten und das Dokumentenmanagement überflüssig. Der Druck erfolgt direkt aus SAP. An den einzelnen Versandstellen wird nur ein SAP-Zugang und ein Drucker benötigt.

Von Relevanz ist ferner, verschiedene Track & Trace-Funktionen einzubinden, sodass Statusinformationen zur Sendung jederzeit stationär oder mobil abgerufen werden können. Davon profitieren Versender und auch Empfänger, die einen solchen Service als Selbstverständlichkeit betrachten, gleichermaßen. Auch besteht die Option, Produkt-Codes zuzuordnen und Einliefer-Manifeste zu generieren. Für Sie als Versender bietet das Extended Express-Ship-Interface® zudem die Chance, bereits am Packplatz eine Online-Gewichtserfassung vornehmen zu können. Die Einbindung in bestehende Hardwarestrukturen, wie etwa Drucker und Waagen, ist problemlos umsetzbar.

Einfach, bequem und günstig – so könnte man die Mehrwerte, die sich durch den Einsatz dieser „schlüsselfertigen“, automatisierten KEP-Versand-Komplettlösung erzielen lassen, umschreiben. Alle für den Prozess relevanten Funktionen sind im SAP Standard abgebildet. Es werden die SAP Standardtabellen für Routing, PLZ-Steuerung, Service-Codes, etc. genutzt. Subsysteme entfallen, Schnittstellen werden deutlich reduziert. Ein schneller Return-of-Investment (ROI) ist somit garantiert. Die PC-„Boxen“ von DHL, UPS & Co. entfallen. Unnötiger Zeitversatz, der wiederum Kosten nach sich zieht, wird eliminiert. Auch bleiben Sie dank automatisierter Updates (ein Service der IGZ) immer auf dem neuesten Stand – ganz gleich, ob es sich um zyklische Produktoptimierungen, veränderte Formulare oder gesetzliche Vorgaben handelt. Sie wahren Flexibilität, sparen Zeit, schaffen überflüssigen Administrationsaufwand ab, steigern den Durchsatz und setzen gebundene Ressourcen frei.

KEP-Packplatz – Automatisierung macht den Unterschied

In welcher Beschaffenheit Ihr Produkt den Empfänger erreicht, ist auch eine Frage „artgerechter“ Verpackung. Speziell bei hohem Sendungsaufkommen kann sich diese Aufgabe schnell zu einer immensen Herausforderung entwickeln. Ein weiteres Problem: Mit steigender Hektik sinkt die Effizienz in den Abläufen. Suchvorgänge nötigen dem Personal nicht selten hohe Laufwege ab. Ein wirtschaftliches Agieren in Reinkultur ist dann nicht mehr möglich. Diese Crux lässt sich mit effizient organisierten, IT-unterstützten Packtischen lösen, über die die Mitarbeiter unmissverständlich durch den Prozess geführt werden. Die Arbeit geht deutlich schneller von der Hand, die Fehlerquote sinkt und Stress auf Personalebene wird abgebaut. Eine derartige, SAP-integrierte Packtischlösung inklusive KEP-Anbindung sollte im besten Fall folgende zentrale Funktionen bereitstellen: Volumenberechnung, Verpackung und Etikettierung sowie Möglichkeiten zur Einbindung von Waagen, Scannern und Druckern.

Über das vorkonfigurierte IGZ Best Practice Extended Packing Station® werden die aus der Kommissionierung zugeführten und in SAP EWM bekannten Waren bei Ankunft ad hoc ohne Zeitverlust verbucht. Anhand der Lieferungsnummer identifizieren die Packer, welche Positionen für eine Sendung zu verpacken sind. Diese Informationen werden am Monitor eindeutig visualisiert. Via Scannung wird eine adäquate Verpackung ermittelt, die das „Versenden von Luft“ weitestgehend ausschließt (mit der Ausbaustufe „Extended Case Calculation“).

Ein Packstückzähler in Verbindung mit intelligenten Zusatzapplikationen sorgt letztendlich dafür, dass neben der richtigen Sendungsstruktur entsprechende Etiketten und weitere erforderliche Ausdrucke generiert werden. Die erzeugten Lieferpapiere können dann den Handling Units (HU) beigefügt werden. Diese den Konsolidierungsaufwand verringernden HUs werden zeitgleich der Transportabwicklung in SAP avisiert. Auch dieser Umstand trägt dazu bei, dass Liefer- bzw. Bereitstellzeiten bei verringerten Kosten verkürzt werden können. Der komplette Versand findet somit in ein System statt.

Vorteile der SAP Versandlösung im Überblick

Es liegt auf der Hand, für wen sich die SAP-Anbindung von KEP-Dienstleistungsunternehmen inklusive Versandprozessoptimierung mittels Automatisierung rechnet. Das ist immer dann der Fall, wenn Kosten eingespart und die Profitabilität in den Prozessen erhöht werden soll. Doch den Blick allein auf diesen Aspekt zu richten, wäre zu kurz gegriffen. Denn mit der versendeten Ware transportieren Unternehmen ein meist über Jahre erworbenes Image. Nicht nur das Produkt entscheidet über Kundenzufriedenheit, auch die Lieferqualität wird honoriert. Defizite auf Zustellebene werden langfristig eher mit dem Händler oder Hersteller in Verbindung gebracht, praktisch ein mentaler Automatismus.

Hier nochmals die Vorteile auf einen Blick:

• Online-Gewichtserfassung am Packplatz
• Zuordnung Trackingnummer, Service-/Produktcodes, Routinginformationen
• Online-Druck von dienstleisterspezifischen Versandetiketten
• Vereinfachtes Konditionsmanagement
• Erstellung / Druck Einliefer-Manifest
• Zentrales Online-Track & Trace direkt aus SAP
• Release-Sicherheit
• Einheitliche Stammdaten
• Verkürzte Prozesse in der Versandlogistik
• Verringerte Fehlerquote
• Einsparungen von Ressourcen
• Dauerhafte Kostensenkung bei erhöhter Lieferqualität

Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, mehrere KEP-Dienstleister im SAP-Standard zu integrieren, ohne auf deren jeweiligen Subsysteme angewiesen zu sein. Alle gängigen Services von DHL, UPS, DPD, GLS, FedEx & Co. sind bereits verfügbar.