Verhaltenskodex für Mitarbeiter

1. Einführung

Wir sind ein modernes, wachstumsstarkes und inhabergeführtes Familienunternehmen, dessen Ziel es ist, mit innovativen und nachhaltigen Komplettlösungen im digitalen Zeitalter Maßstäbe in Produktion und Logistik zu setzen. Engagement, Professionalität, hohe Termintreue und Qualitätsbewusstsein sowie eine respektvolle, wertschätzende und langfristige Zusammenarbeit sind die Eckpfeiler unserer Unternehmenskultur und Basis für dauerhaftes, profitables Wachstum sowie eine langfristige, nachhaltige Wertsteigerung des Unternehmens, damit die IGZ als ein eigenständiges Familienunternehmen für die nächsten Generationen erhalten bleibt.

Grundlage unseres Handelns sind Eigenverantwortung, Aufrichtigkeit, Loyalität sowie der Respekt gegenüber Mitmenschen und Umwelt. Die Führungskräfte tragen dabei eine besondere Verantwortung. Ihr Verhalten soll in allen Belangen ihr Bewusstsein für nachhaltige Mitarbeiterführung und Unternehmensentwicklung widerspiegeln. Der nachstehende Verhaltenskodex verdeutlicht diese Grundsätze. Ziel ist es, Situationen vorzubeugen, die die Redlichkeit unseres Verhaltens und das Vertrauen in unsere Leistungen in Frage stellen könnten. Zugleich soll jeder Mitarbeiter zu eigenverantwortlichem Verhalten ermutigt und ihm dafür Orientierung gegeben werden.

In diesem Verhaltenskodex sind die zur Erreichung dieser Ziele erforderlichen grundlegenden Regeln, Normen und Verhaltensweisen festgelegt.

Der Verhaltenskodex gilt für uns alle, die in der IGZ oder für die IGZ tätig sind (im folgenden „Mitarbeiter“). Dies sind die Organe, die Führungskräfte, Arbeitnehmer (inkl. Leiharbeitnehmer, etc.) und sonstige Mitarbeiter der IGZ. Wenn im Verhaltenskodex die IGZ genannt wird, sind damit die IGZ Ingenieurgesellschaft und die IGZ Automation, sowie alle ihre verbundenen Unternehmen gemeint.

2. Vertrauen durch redliches und regelgetreues Verhalten

Diese Ziele können wir nur erreichen, wenn alle Beteiligten hieran mitwirken. Daher formuliert der Verhaltenskodex für alle Mitarbeiter verbindliche Anforderungen.

Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion. Sie tragen Verantwortung für das eigene Verhalten und das Verhalten der Mitarbeiter in ihrem Zuständigkeitsbereich ebenso wie für die ordnungsgemäße Einhaltung aller dort zur Vermeidung von Reputations- und Rechtsrisiken vorgesehenen Verfahren. Sie haben die erforderlichen und angemessenen Maßnahmen zu ergreifen, um die vollständige Einhaltung des Verhaltenskodex bei unseren Geschäftsverfahren und Vorgehensweisen zu gewährleisten.

Alle anderen Mitarbeiter werden darin unterstützt, alle in ihrem Arbeitsumfeld einschlägigen Gesetze und behördlichen Vorschriften zu kennen und zu beachten. Dabei bieten die internen Anweisungen und Richtlinien wesentliche Unterstützung und Orientierung.

Alle Mitarbeiter sind gehalten, sich in ihrem Arbeitsumfeld redlich und fair zu verhalten und jeden Konflikt zwischen privaten und den geschäftlichen Interessen der IGZ oder den Interessen unserer Kunden zu vermeiden.

Alle Mitarbeiter werden ausdrücklich ermutigt, ihren Vorgesetzten anzusprechen, wenn sie feststellen, dass sich jemand möglicherweise nicht regelkonform verhält. Das kann verhindern, dass aus kleinen Problemen große werden. Kein Mitarbeiter, der in redlicher Absicht Mitteilung macht, muss Nachteile befürchten – auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet herausstellen sollte. Hierfür steht die Unternehmensleitung ein.

Bedenken oder Hinweise auf Verstöße können zur Klärung auch anonym erfolgen über das Hinweisgeberportal auf unserer Homepage www.igz.com.

3. Respektvoller Umgang miteinander – Diskriminierungsverbot

– Entwicklung nach Leistung und Potenzial

Unser Erfolg beruht wesentlich auch auf dem respektvollen Umgang miteinander. Wir sind bereit, aus Fehlern zu lernen und schätzen das offene Wort.

Wir fördern die Vielfalt und Individualität unserer Mitarbeiter und dulden keinerlei Diskriminierung oder Belästigung im Arbeitsumfeld, sei es aufgrund von Alter, Behinderungen, Herkunft, Geschlecht, politischer Haltung oder gewerkschaftlicher/betriebsverfassungsrechtlicher Betätigung, Rasse, Religion oder sexueller Orientierung. Jegliche Form von Belästigung im Arbeitsumfeld oder Beteiligung daran (z.B. physischer, sexueller, psychologischer oder verbaler Art) lehnen wir strikt ab.

Die wesentlichen Kriterien für die Entwicklung von Mitarbeitern sind daher ihre individuelle Leistung und ihr Potenzial.

4. Datenschutz und Informationssicherheit

Wir achten strikt auf die Einhaltung der Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten und respektieren das allgemeine Persönlichkeitsrecht aller Personen hinsichtlich ihrer persönlichen Daten.

Personenbezogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, soweit dies für festgelegte, eindeutige und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Die Verwendung von Daten muss für die Betroffenen transparent sein. Ihre Rechte auf Auskunft und Berichtigung sowie gegebenenfalls auf Widerspruch, Sperrung und Löschung sind zu wahren. Bei der technischen Absicherung vor unberechtigtem Zugriff auf Daten und Informationen sowie vor den Verlust oder der Zerstörung halten wir einen angemessenen Standard ein, der mindestens dem Stand der Technik entspricht.

Der Schutz von Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität von Daten und Informationen ist von jedem Mitarbeiter durch die Einhaltung der Informationssicherheitsvorschriften der IGZ zu gewährleisten. Vertrauliche Informationen und Unterlagen über Kunden, die IGZ oder deren Mitarbeiter werden vor dem Einblick Dritter wie auch nicht beteiligter Kollegen in geeigneter Weise geschützt.

Die IGZ kooperiert mit allen zuständigen öffentlichen Stellen und Aufsichtsbehörden. Bei Auskunftsersuchen erfolgt die diesbezügliche Kommunikation über den internen Datenschutzkoordinator / Informationssicherheitsbeauftragten sowie den externen Datenschutzbeauftragten.

5. Schutz des Unternehmensvermögens

Das geistige Eigentum unseres Unternehmens ist unser wertvollstes Anlagegut, das von allen Mitarbeitern geschützt werden muss. In gleichem Maße respektieren wir das geistige Eigentum anderer. Zum geistigen Eigentum zählen unter anderem die Patent- und Urheberrechte (einschließlich der Urheberrechte für Software und Datenbanken), Marken, Know-how oder sonstige urheberrechtliche Informationen.

Technische Betriebsgeheimnisse und kaufmännische Geschäftsgeheimnisse sind wichtige Unternehmenswerte. Jeder Mitarbeiter ist daher zu ihrem Schutz verpflichtet. Dazu zählt die strikte Einhaltung der Informationssicherheitsvorschriften der IGZ.

Das Vermögen und die Betriebseinrichtungen, die Geschäftsunterlagen und die Arbeitsmittel der IGZ dürfen weder zu privaten Zwecken missbraucht noch unberechtigt Dritten überlassen werden.

6. Nachhaltiges Unternehmertum

Die IGZ bekennt sich zu ihrer sozialen und ökologischen Verantwortung und ist bestrebt, die allgemeinen Sozial- und Umweltschutzstandards weiter anzuheben. Die IGZ fühlt sich höchsten ethischen Standards und ökologischen Grundsätzen verpflichtet. Dies geschieht in der Überzeugung, dass wirtschaftlicher Erfolg maßgeblich von dem sozialen Zusammenhalt der Mitarbeiter und einem darauf aufbauenden wissensbasierten vertrauensvollen Austausch der Mitarbeiter untereinander und unternehmensübergreifend abhängig ist. IGZ trägt dazu bei, dass auch zukünftigen Generationen zum Leben und Wirtschaften hinreichend Ressourcen zur Verfügung stehen. So verfolgt IGZ Maßnahmen für maximale Umweltverträglichkeit und bestmögliche Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks, in dem u.a. 100 % Ökostrom bezogen, Geothermie genutzt und zukunftsfähige, umweltverträgliche Technik eingesetzt wird.

Dabei praktiziert IGZ eine offene Unternehmenspolitik, die widerstreitende Interessen in einer globalen Sicht von Qualität und Nachhaltigkeit in Einklang zu bringen sucht. Das Konzept des nachhaltigen Unternehmertums beinhaltet die Verpflichtung, neue Partnerschaften und neue Entfaltungsmöglichkeiten für bestehende Partnerschaften mit anderen Unternehmen und Bildungseinrichtungen herauszubilden.

Dies gilt in den Bereichen sozialer Dialog, Betriebspartnerschaft auf Augenhöhe, Erwerb von Qualifikationen, Chancengleichheit, Vorausschau und Bewältigung des Wandels. In allen diesen Bereichen ist die IGZ bestrebt, über gesetzliche Mindeststandards hinaus ihre Investitionen nachhaltig zu tätigen.

Die IGZ wird ihre Entwicklungsschritte auf dem Weg zum nachhaltigen Unternehmertum unabhängig vom erreichten Erfolg publizieren und sich dabei an fachlichen Standards normierter Publikationspflichten orientieren.

Die IGZ fühlt sich nicht nur innerhalb ihres eigenen Geschäftsbereichs zur Verwirklichung eines nachhaltigen Unternehmertums verpflichtet, sondern entlang ihrer gesamten Wertschöpfungskette. Nach Maßgabe ihrer Einflussmöglichkeiten wird sich die IGZ auch hier für die Verwirklichung ihrer ethischen Prinzipien einsetzen.

Alle Mitarbeiter machen den Grundsatz nachhaltigen Unternehmertums zum Maßstab des eigenen Handelns. Jeder Mitarbeiter wird die natürlichen Ressourcen schützen und sicherstellen, dass die geschäftlichen Aktivitäten der IGZ durch Materialeinsparung, energiesparende Planung sowie der Reduzierung und dem Recycling von Abfällen die Umwelt in möglichst geringem Umfang belasten. Dabei soll jeder Verantwortliche bei der Auswahl von Zulieferern, Werbematerialien oder anderen externen Dienstleistungen neben den wirtschaftlichen Gesichtspunkten auch die ökologischen und sozialen Kriterien beachten.

7. Persönliche Interessenkonflikte

Wenn Mitarbeiter in Konflikte zwischen ihren persönlichen Interessen und den beruflichen Aufgaben bzw. den Interessen der IGZ oder unseren Kunden geraten, kann dies das Ansehen dieser Mitarbeiter und der IGZ insgesamt beschädigen.
Mitarbeiter sollen daher solche Situationen im Interesse der IGZ wie auch im eigenen Interesse vermeiden.

Im Einzelnen gilt:

• Keine finanziellen Beteiligungen an Unternehmen, die von beruflichen Entscheidungen des Mitarbeiters oder der IGZ betroffen sein können.
• Auftragsvergaben an Angehörige, Lebenspartner oder andere nahestehende Personen von Mitarbeitern sind – sofern bekannt – dem Vorgesetzten im Vorhinein anzuzeigen. Das gilt auch für Geschäfte mit Unternehmen, an denen Angehörige direkt oder mittelbar beteiligt sind.
• Keine Übernahme unternehmerisch verantwortlicher Positionen (z.B. Organmitglied, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat, Beirat) bei Kunden, Geschäftspartnern oder Wettbewerbern ohne die vorherige Zustimmung der Geschäftsführung.

Entscheidend ist die Wahrnehmung Dritter. Schon der Anschein eines persönlichen Interessenkonfliktes kann schaden. Mitarbeiter können bei berechtigtem Interesse auch um Entbindung von konkreten einzelnen Aufgaben bitten, die zu einem Interessenkonflikt führen könnten.

8. Keine Interessenkonflikte mit Kunden und Geschäftspartnern

Die IGZ strebt mit ihren Kunden und Geschäftspartnern nachhaltige Geschäftsbeziehungen zum beiderseitigen Vorteil an.

Jeder Mitarbeiter hat daher dafür zu sorgen, dass die Interessen unserer Kunden und Geschäftspartner in fairer Weise berücksichtigt werden. Interessen von Kunden oder Geschäftspartnern dürfen nicht zum Nachteil anderer Kunden oder Geschäftspartner in den Vordergrund gestellt werden.

9. Schutz des Wettbewerbs

Wettbewerbsgesetze verbieten Verhaltensweisen, die den freien und fairen Wettbewerb behindern und den Handel einschränken. Diese Gesetze gelten für uns als Anbieter und Käufer von Dienstleistungen, Waren und Gewerken gleichermaßen.

Die IGZ beteiligt sich nicht an illegalen wettbewerbsbeschränkenden Vereinbarungen und Verhaltensweisen, insbesondere Absprachen über Preise, Konditionen und Marktaufteilung mit Wettbewerbern. Bevor Mitarbeiter von Standardverträgen oder in Kooperationsverträgen vorgesehenen Verfahren abweichen, klären sie mit der Rechtsabteilung ab, dass hiermit keine unzulässigen wettbewerbsrechtlichen Auswirkungen verbunden sind. Bei Kontakten zu Wettbewerbern und Geschäftspartnern sprechen Mitarbeiter der IGZ in verantwortlicher Weise nicht über interne Angelegenheiten, wie z.B. über Preise und Verkaufs- oder Finanzierungsbedingungen, Kosten, Marktübersichten, organisatorische Abläufe oder andere vertrauliche Informationen, aus denen Wettbewerber oder Geschäftspartner Wettbewerbsvorteile ziehen könnten.

Die IGZ hilft mit Schulungen und anderen geeigneten Maßnahmen dabei, dass problematische Verhaltensweisen durch alle Mitarbeiter rechtzeitig und zutreffend erkannt werden können.

10. Keine Tolerierung von Korruption, besondere Vorsicht bei Amtsträgern

Unser Erfolg am Markt beruht auf Innovationen, Begeisterungsfähigkeit, Leistungskraft, Flexibilität und Servicebereitschaft und darf nicht durch unlautere Zuwendungen erschlichen werden. Unsere Geschäftspartner vertrauen auf die professionelle Urteilsfähigkeit unserer Mitarbeiter.

Die IGZ toleriert daher keinerlei Form von Bestechung oder Bestechlichkeit, Vorteilsannahme oder Vorteilsgewährung.

Wer die Regeln für Geschenke und Einladungen (Ziff. 11) nicht beachtet, läuft das Risiko, sich wegen Korruptionsdelikten strafbar zu machen. Bereits das Versprechen oder Fordern unlauterer Vorteile kann strafbar sein.

Bei Einladungen und Zuwendungen an Personen außerhalb der IGZ sind in jedem Fall auch deren interne Regeln für Geschenke und Einladungen zu beachten. Dies gilt in besonderem Maße für den Kontakt mit Amtsträgern.

Die Zuwendung von Vorteilen an Amtsträger kann als Vorteilsannahme oder Vorteilsgewährung schon allein deshalb strafbar sein, weil sie im Hinblick auf die Amtsstellung erfolgt. Es ist nicht erforderlich, dass die Amtsausübung in unlauterer Weise beeinflusst werden soll. Jeder mit der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben Beauftragte kann Amtsträger sein, nicht nur Beamte und Angestellte des öffentlichen Dienstes.

11. Geschenke, Geschäftsessen und Veranstaltungen

Geschenke, Geschäftsessen und Veranstaltungen zu Informations-, Repräsentations- oder Unterhaltungszwecken können ein legitimes Mittel zum Aufbau und zur Unterstützung von Geschäftsverbindungen sein. Sie dürfen allerdings nie dazu dienen, unlautere geschäftliche Vorteile zu erlangen und in einem Umfang oder einer Art und Weise erfolgen, die geeignet ist, die berufliche Unabhängigkeit und Urteilskraft der Beteiligten in Frage zu stellen. Bei der Beurteilung der Angemessenheit von Geschenken, Geschäftsessen und Veranstaltungen wird jeder Mitarbeiter durch firmeninterne Leitlinien und Schulungen unterstützt.

Besondere strenge Maßstäbe sind bei Kontakten mit Amtsträgern geboten. Hierbei sind die Regeln für Geschenke und Einladungen des jeweiligen Dienstherrn zu beachten.

12. Spenden und Sponsoring

Spenden und Sponsoring sind wesentliche Instrumente zur Wahrnehmung gesellschaftlicher Verantwortung; die finanzielle Unterstützung von Gemeinwohlbelangen ist grundsätzlich auf Öffentlichkeit angelegt. Über Spenden und Sponsoring entscheidet die Geschäftsführung. Sie dürfen nicht dazu dienen, bei Geschäftspartnern mittelbar unlautere Vorteile zu erwirken.

13. Kommunikation gegenüber Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit, Soziale Netzwerke

Alle wesentlichen Verlautbarungen und Berichte der IGZ müssen vollständig, redlich, genau, zeitnah und verständlich sein. Sei es gegenüber Geschäftspartnern, Kunden oder der Öffentlichkeit.

Das gilt insbesondere für Informationen und Werbematerial über unsere Produkte.

Informationen an Geschäftspartner, Kunden oder die Öffentlichkeit über die IGZ, unsere Produkte und Dienstleistungen, unsere Kunden oder Geschäftspartner dürfen nur über hierzu autorisierte Mitarbeiter erfolgen.

Wer sich außerhalb seines IGZ Zuständigkeitsbereichs in einer öffentlichen Diskussion oder in sozialen Netzwerken zu Themen äußert, die die IGZ oder unsere Geschäftspartner berühren, sollte deutlich machen, dass er als Privatperson handelt. Dies wird regelmäßig durch die Nutzung privater Accounts (Konten), E-Mail-Adressen etc. erfolgen. Und es wird inhaltlich so erfolgen, dass nicht der Eindruck entstehen kann, die IGZ teile die geäußerte Meinung. Er soll dabei nicht gegen die berechtigten Interessen der IGZ und der Geschäftspartner verstoßen. Im Rahmen der geschützten Freiheit der Meinungsäußerung muss also die arbeitsvertragliche Pflicht zu Rücksichtnahme und Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber und dessen Geschäftsbeziehungen gewahrt bleiben.

Äußerungen in E-Mails oder sozialen Netzwerken, die formlos und spontan erfolgen, sollen in dem Bewusstsein abgegeben werden, dass sie beim Empfänger bzw. in der Internet-Öffentlichkeit für lange Zeit festgehalten werden und einsehbar bleiben können. Für die private E-Mail-Nutzung unter Verwendung der IT-Infrastruktur des Unternehmens sind zusätzlich die firmeninternen Regelungen (z.B. IGZ-Hausordnung) zu beachten.

14. Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße gegen die Regeln dieses Verhaltenskodex können erhebliche Reputationsverluste und rechtliche Nachteile für die betreffenden Mitarbeiter, deren Kollegen und die IGZ zur Folge haben, bis hin zu Bußgeldern, Strafverfahren oder Einschränkungen behördlicher Erlaubnisse. Zumeist wird ein solches Fehlverhalten dann auch eine arbeitsrechtliche Pflichtverletzung sein und zu entsprechenden Sanktionen führen können.